12 maanden voorbereiding reis checklist

Uit eigen ervaring weet ik hoe belangrijk een goede voorbereiding is voor een zorgeloze reis naar het buitenland. In de afgelopen 10 jaar heb ik voor mezelf een praktisch en effectief stappenplan ontwikkeld. Dit stappenplan gebruik ik telkens als basis om alles goed te organiseren. Ik heb een overzichtelijk document opgesteld in Word en print deze uit zodra ik weer een prachtige bestemming in gedachten heb.

Omdat ik weet hoeveel tijd en moeite het kan kosten om alles zelf uit te zoeken, deel ik mijn ervaring én dit stappenplan graag met jou. Met mijn 12 maanden stappenplan hoef je niet meer te stressen over wat je allemaal moet regelen. Het is een duidelijke en complete gids die je helpt stap voor stap alles op orde te krijgen.

Volg het plan, en ik weet bijna zeker dat je met een gerust hart op reis kunt. Laat de voorpret beginnen, en geniet straks volop van jouw droomvakantie! Veel plezier met alle voorbereidingen en stuur je mij een bericht als de chatGPT prompts je hebben geholpen! 

12 maanden voor vertrek: Oriëntatie en budgetplanning

  • Reisdoelen vaststellen: Beslis wat je wilt zien en doen.
  • Budget bepalen: Maak een ruwe schatting van de kosten voor vluchten, accommodatie, huurauto en brandstof, excursies en eten en drinken.
  • Reisperiode kiezen: Controleer het klimaat van je reisbestemming en kies een geschikte en veilige periode.

Stap 1: Stel een reisplan met reisdoelen op.

Een goed reisschema is de sleutel tot een ontspannen en geslaagde vakantie. Het plannen van een route kan echter tijdrovend en overweldigend zijn. Gelukkig kun je tools zoals ChatGPT inzetten om het proces eenvoudiger te maken. Met dit stappenplan creëer je in no-time een reisschema dat perfect aansluit op jouw wensen!

Reisdoelen vaststellen: Beslis wat je wilt zien en doen (bijv. mantaroggen en walvissen zien). Bepaal of je wilt gaan wandelen, snorkelen, duiken, kerk of kasteel je wilt bezoeken et cetera. Zie Stap 4 voor meer informatie en inspiratie.

Reisprogramma: bepaal of je iedere dag of een aantal dagen op 1 plaats wilt verblijven en hoeveel kilimeters je per dag wilt gaan rijden.

Locaties en omgevingen: bedenk vooraf welke omgevingen, plaatsen je wilt gaan bezoeken

Start en eindlocatie: Stel vast vanuit welke plaats je reis gaat starten en waar je reis eindigt.

Aantal dagen op reis: Stel het aantal dagen van reis vooraf vast.

Vervoersmiddelen: denk vooraf na over hoe je wilt gaan reizen, openbaar vervoer, ferry, vliegtuig, huurauto et cetera.

Op basis van bovenstaande informatie stel jezelf, of vraag je ChatGPT om een reisplan te maken.

- ChatGPT: voorbeeld reisprompt om stap 1 uit te werken

Vraag chatGPT om advies - kopieer onderstaande tekst en plak deze in chatgpt:

Je werkt als reisagent bij een reisbureau en krijgt een stel op bezoek dat een rondreis wil maken door Australië, specifiek in de regio Queensland. De reisroute loopt van Brisbane naar Cairns. Tijdens de reis willen ze wandelen, snorkelen, en kangoeroes en koala’s zien. Ze willen drie nachten in Brisbane verblijven en de huurauto pas op dag 4 ophalen. Op hun verlanglijstje staan onder andere: Een bezoek aan Coombabah National Park, Australia Zoo en Lamington National Park. Een boottocht door de Noosa Everglades. Een wandeling in Noosa National Park. Een bezoek aan Fraser Island. Twee dagen snorkelen bij Lady Elliot Island. Wandelen in Eungella National Park. Drie nachten verblijven op Magnetic Island. Een tussenstop bij Mission Beach om cassowary’s te spotten en een strandwandeling te maken. Snorkelen in het ongerepte Mackay Cay, gelegen aan de buitenrand van het Great Barrier Reef. Een verblijf van drie dagen in Cape Tribulation/Daintree Rainforest. Je opdracht is om een specifiek reisprogramma van maximaal 28 dagen uit te werken, inclusief vluchten van Amsterdam naar Brisbane en van Cairns terug naar Amsterdam. Het reisprogramma moet een dag-tot-dag overzicht bevatten, inclusief aanbevolen accommodatie, excursies, de reisorganisaties die deze aanbieden (met vermelding van hun websites) en vanuit welke plaatsen de excursies het beste kunnen worden georganiseerd. Zorg dat je een volledig uitgewerkt reisprogramma meegeeft aan de klant inclusief een begroting.

Binnen 1 minuut heeft chatGPT een concept reisprogramma plus een begroting voor je opgesteld. 

Stap 2: Bepaal de hoogte van je Budget

Maak een ruwe schatting van kosten voor vluchten, accommodatie, autohuur, brandstofkosten, activiteiten, excursies en het eten. Soms zit het ontbijt, lunch of een diner bij de prijs van je accomendatie inbegrepen.

Zelf maak ik hierbij gebruik van eigen gemaakte Excel-bestand, die ik per reis aanpas.

Stap 3: Kies een veilige reisperiode

Controleer het klimaat van je reisbestemming en kies een geschikte periode. Of draai het om, kijk wel land geschikt is om te bezoeken in jouw vakantie. Gebruik hierbij de website van Reisadviezen | NederlandWereldwijd.

- Gebruik de [online reisadvies] voor het kiezen van een veilige reisperiode

Bekijk het reisadvies voor een land of gebied. Lees wat de kleurcode is, welke veiligheidsrisico’s er zijn en wat je nodig hebt voor jouw reis. 

- Uitleg en voorbeeld: reisperiode juli - rondreis Queensland Australië

Jij en je gezin willen in juli een rondreis gaan maken door Queensland (Brisbane naar Cairns). Hoe bepaal je nu of dit een veilige reisperiode is?

Ga naar de website van de Rijskoverheid: Reisadviezen | NederlandWereldwijd

Vul het land van je reisbestemming in: vul je bestemming [Australie].

Klik op de knop [volgende]

Scroll naar beneden en ga naar het kopje [Welke veiligheidsrisico's zijn er in Australie] en kies dan voor [Natuurgeweld].

Voor Australie lees je het volgende:

Check 1: Bosbranden

In Australië komen bosbranden voor. Vooral als het lang droog is. De kans op bosbranden is het grootst op deze plekken en momenten:

  • tussen mei en oktober in Queensland, het Noordelijk Territorium en het noorden van West-Australië

=> Je gaat in juli, dus bosbranden is voor Queensland een risico in de reisperiode juli, dus hier dien je rekening mee  te houden.

Check 2: Droogte en hittegolven

Reis van december tot maart niet naar de droge (woestijn)gebieden. Deze zijn te heet om te bezoeken.

=> Je gaat in juli, dus droogte en hittegolven is voor Queensland een klein risico in de reisperiode juli, dus hier hoef je weinig rekening mee te houden.

Check 3: Tropische stormen, cyclonen en overstromingen

In Australië is een risico op tropische stormen, cyclonen en overstromingen. De kans hierop is het grootst tussen november en april in Queensland, het Noordelijke Territorium en Noordwest-Australië. 

=> Je gaat in juli, dus droogte en hittegolven is voor Queensland een klein risico in de reisperiode juli, dus hier hoef je weinig rekening mee te houden.

Op basis van bovenstaande inzichten maak je een afweging en neem je een besluit of juli voor jullie een geschikte en veilige periode is om een rondreis door Queensland te maken.

Stap 4: Kies een geschikte reisperiode voor het zien van wildlife

Stel je droom is om mantaroggen en walvissen te zien, wat is dan de beste periode om deze dromen waar te maken? En waar zou je deze dieren dan tijdens je rondreis in het wild kunnen gaan zien? Houd hier rekening mee in het plannen en samenstellen van je reisschema. 

- ChatGPT: voorbeeld reisprompt om stap 4 uit te werken

Vraag chatGPT om advies - kopieer onderstaande tekst en plak deze in chatgpt:

Jij werkt als reisagent bij een reisbureau en krijgt een klant uit Nederland op bezoek die een rondreis wil gaan maken naar Australië, regio Queensland. Haar droom is om mantaroggen en walvissen in het echt te zien. Ze wil in haar reisprogramma hier 4 volledige vakantiedagen voor vrijmaken. Werk een specifiek reisprogramma uit van 4 dagen om specifiek walvissen en de mantaroggen te zien. Adviseer welke periode van het jaar het meest geschikt is om haar droom te verwezenlijken, geeft een overzicht welke reisbureaus deze excursies aanbieden, inclusief vermelding van de websites, en vanuit welke plaatsen zij deze excursies het beste kan maken. Geef een uitgewerkt reisadvies voor maximaal 4 dagen mee aan de klant.

Binnen 1 minuut heeft chatGPT een concept reisprogramma plus een begroting voor je opgesteld. 

Handige websites

Maak een chatGPT account aan: https://chatgpt.com/

Website van de Rijskoverheid: Reisadviezen | NederlandWereldwijd

11 maanden voor vertrek: Vluchten en vervoer

  • Controleer paspoort: Zorg dat je paspoort minstens 6 maanden geldig is bij aankomst in bijvoorbeeld Australië.
  • Vliegtickets boeken: Boek vroeg om de beste deals te krijgen (meer info).
  • Reisroute opstellen: Denk aan de steden en gebieden die je wilt bezoeken.

10 maanden voor vertrek: Accommodatie plannen

  • Accommodatie opties onderzoeken: Hotels, Airbnb’s, campings of backpackerhostels?
  • Reserveren: Reserveer accommodatie in populaire gebieden.

9 maanden voor vertrek: Visum regelen

  • Visumaanvraag indienen: Vraag een visum aan via de officiële website van de betreffende overheid, of ga naar een ANWB winkel voor advies, of hulp.

8 maanden voor vertrek: Gezondheid en vaccinaties

  • Reisvaccinaties controleren: Raadpleeg een huisarts of GGD over aanbevolen vaccinaties zoals DTP en hepatitis A.
  • Medicijnen organiseren: Vraag een medicijnpaspoort aan bij je apotheek als je medicijnen gebruikt.

7 maanden voor vertrek: Huisdierverzorging, dierenpension

  • Pension voor huisdier boeken: Reserveer tijdig een plek in een pension, vooral in drukke vakantieperiodes.

6 maanden voor vertrek: Vervoer en reis- en annuleringsverzekeringen

  • Auto huren of camper boeken: Boek een voertuig voor roadtrips.
  • Internationaal rijbewijs: controleer of je een Internationaal rijbewijs nodig hebt en vraag deze aan.
  • Openbaar vervoer onderzoeken: Bekijk lokale opties zoals bussen, treinen en trams.
  • Reisverzekering afsluiten: Kies een verzekering die medische kosten en avontuurlijke activiteiten dekt.
  • Annuleringsverzekering: Sluit een verzekering af om je reissom te beschermen.
  • Europese zorgverzekeringspas (EHIC): aanvragen van een EHIC pas (meer info)

5 maanden voor vertrek: Activiteiten en tours boeken

  • Populaire tours reserveren: Denk aan snorkelen in het Great Barrier Reef of een rondleiding door Uluru.
  • Nationale parkpassen regelen: Informeer of je deze nodig hebt voor bepaalde regio’s.

4 maanden voor vertrek: Bagage en uitrusting

  • Bagage controleren: Koop een goede koffer of rugzak als je die nog niet hebt.
  • Essentiële spullen verzamelen:
    • Zonnehoed en zonnebrandcrème (hoge factor, kies voor een merk dat biologisch afbreekbaar is).
    • Stevige wandelschoenen.
    • Waterfles (herbruikbaar).
    • Sneldrogende handdoek.
    • Wereldstekker.
    • Powerbank (minimaal 10.000 mAh).
    • Universele USB-oplader met meerdere poorten.
    • Regenjas of poncho.
    • Reisdagboek of notitieboekje.

3 maanden voor vertrek: Geldzaken en communicatie

  • Creditcard regelen: Zorg voor een creditcard die wereldwijd wordt geaccepteerd.
  • Rekening checken: Informeer bij je bank of je pinpas werkt in land van bestemming.
  • Telefoonabonnement onderzoeken: Kijk naar prepaid-(e)SIM-opties voor lokaal bellen en internet.

2 maanden voor vertrek: Documenten en back-ups

  • Reisdocumenten organiseren: Print visum, vliegtickets, accommodatie- en autoverhuurinformatie.
  • Digitale kopieën maken: Maak back-ups van je paspoort, visum en verzekeringspapieren.
  • Extra documenten meenemen: Denk aan een lijst met noodnummers en medische informatie.

1 maand voor vertrek: Praktische voorbereidingen

  • Tas inpakken: Maak een checklist en begin met inpakken.
  • Reisapotheek (bijv. pijnstillers, pleisters, anti-insectenspray).
  • Kleine EHBO-set.
  • Snacks en kleine afsluitbare zakjes.
  • Adapter voor SD-kaarten of harde schijven.
  • Compacte zaklamp of hoofdlamp.
  • Kleding wassen: Zorg dat je kleding schoon en geschikt is voor het klimaat.
  • Huis regelen: Organiseer post, huisoppas of plantenverzorging.
  • Valuta omwisselen: Haal een kleine hoeveelheid geld van de bestemming waar je naartoe gaat (ongeveer 250 euro)

1 week voor vertrek: Laatste voorbereidingen

  • Reisschema doornemen: Controleer je reserveringen en tijdschema’s.
  • Weerbericht checken: Pak kleding in op basis van de voorspellingen.

24 uur voor vertrek: online inchecken 

  • Reserveren van een vliegtuigstoel: check online in bij de luchtvaartmaatschappij en kies zelf een vliegtuigstoel.

Dag van vertrek: Klaar om te gaan!

  • Documenten controleren: Check paspoort, visum en vliegtickets voordat je vertrekt.
  • Eten en drinken meenemen: Zorg voor snacks en een hervulbare waterfles voor de vlucht.
  • Vroeg naar het vliegveld: Arriveer op tijd om stress te voorkomen.